Pentru multe firme, increderea clientilor se construieste greu. Oamenii vor sa stie daca o companie lucreaza corect, daca isi respecta promisiunile si daca are proceduri clare. Un certificat poate oferi un raspuns simplu la aceste intrebari, deoarece arata ca anumite reguli au fost verificate de un organism independent.
Certificarea nu inseamna doar obtinerea unui document. In spatele lui exista proceduri, verificari si cerinte pe care firma trebuie sa le respecte. Standardele internationale creeaza un mod comun de lucru, astfel incat doua companii din tari diferite sa poata colabora mai usor, chiar daca au sisteme interne diferite.
Un exemplu cunoscut este ISO 9001, standard folosit pentru managementul calitatii. Respectarea acestuia arata ca firma are o abordare organizata asupra proceselor si ca urmareste imbunatatirea activitatii. Pentru clienti si parteneri, aceasta poate fi o dovada in plus ca firma trateaza calitatea cu seriozitate. Certificarea nu este rezervata doar companiilor mari sau multinationalelor. O organizatie bine pregatita poate folosi standardele pentru a-si pune ordine in activitate, pentru a reduce greselile si pentru a crea reguli mai clare pentru angajati.
De ce sunt importante standardele internationale
Standardele ajuta firmele sa lucreze dupa reguli cunoscute si usor de verificat. Acest lucru conteaza mai ales atunci cand exista colaborari intre companii din tari diferite. Un furnizor certificat poate fi mai usor evaluat de un partener care nu cunoaste direct modul sau de lucru.
Costurile reprezinta un alt aspect important pentru antreprenori. Atunci cand se analizeaza pret ISO 14001, trebuie luate in calcul mai multe elemente, precum dimensiunea firmei, domeniul de activitate si nivelul de pregatire existent. Investitia nu ar trebui privita doar ca o cheltuiala, deoarece certificarea poate ajuta firma sa obtina proiecte si contracte noi.
Cateva motive pentru care firmele aleg certificarea sunt:
- Cresterea increderii din partea clientilor.
- Accesul la anumite contracte sau licitatii.
- Organizarea mai buna a proceselor interne.
- Reducerea riscului de erori.
- Clarificarea responsabilitatilor angajatilor.
- Imbunatatirea imaginii in fata partenerilor.
Ce tipuri de certificari poate obtine o firma
Fiecare firma are nevoi diferite, iar certificarea potrivita depinde de activitatea desfasurata. O companie care lucreaza cu alimente are alte responsabilitati decat una care gestioneaza informatii sau produce bunuri. ISO 22000 este un exemplu de standard dedicat sigurantei alimentare, urmarind controlul riscurilor de-a lungul intregului lant.
Printre certificarile intalnite cel mai des se afla cele pentru calitate, mediu, siguranta alimentara, securitatea informatiilor si sanatatea si securitatea in munca. Alegerea trebuie facuta in functie de domeniul firmei, dar si de cerintele clientilor sau partenerilor. Uneori, un anumit certificat poate fi necesar pentru participarea la un proiect sau pentru incheierea unui contract. Aceste certificari contribuie la cresterea increderii si a competitivitatii pe piata. De asemenea, ele ajuta la imbunatatirea proceselor interne.
Printre cele mai importante sisteme de management se numara:
- managementul calitatii
- managementul mediului
- siguranta alimentelor
- securitatea informatiei
- sanatatea si securitatea in munca
- managementul energiei
Cum se desfasoara auditul de certificare
Auditul este etapa in care un organism independent verifica daca firma respecta cerintele standardului ales. Auditorul poate analiza documentele, poate discuta cu angajatii si poate urmari modul in care sunt aplicate procedurile. Scopul este sa existe o diferenta cat mai mica intre regulile scrise si activitatea reala.
Pregatirea corecta poate face procesul mai simplu. Firma trebuie sa isi verifice documentele, sa corecteze problemele cunoscute si sa se asigure ca angajatii inteleg procedurile pe care trebuie sa le respecte. Dupa certificare, pot exista audituri de supraveghere, prin care se verifica mentinerea cerintelor. Aceste audituri ajuta la mentinerea unui nivel constant de conformitate in timp. In plus, ele contribuie la imbunatatirea continua a proceselor interne.
Procesul de audit include mai multe etape esentiale:
- pregatirea documentelor necesare
- verificarea procedurilor interne
- realizarea auditului preliminar, daca este necesar
- efectuarea auditului principal
- identificarea eventualelor neconformitati
- corectarea problemelor constatate
- emiterea certificatului dupa finalizarea verificarilor
Ce valoare are certificarea pentru firma
Un certificat poate avea efecte importante asupra modului in care functioneaza o companie. Pregatirea pentru audit obliga firma sa isi analizeze procesele si sa observe lucruri care pot trece neobservate in activitatea obisnuita. Astfel, pot fi corectate anumite probleme, iar responsabilitatile pot deveni mai clare pentru angajati.
Certificarea poate conta si in relatia cu partenerii. Companiile mari verifica frecvent modul in care lucreaza furnizorii, iar unele contracte pot avea cerinte clare privind standardele respectate. O firma certificata poate demonstra mai usor ca are proceduri puse la punct si ca urmareste mentinerea unui anumit nivel de calitate.
Pe termen lung, valoarea unui certificat depinde de modul in care este folosit. Daca regulile sunt aplicate doar in perioada auditului, beneficiile raman limitate. Atunci cand standardele devin parte din activitatea zilnica, firma poate obtine mai multa ordine, un control mai bun si o capacitate mai mare de a identifica si corecta problemele.
